Jak sprawdzić kontrahenta przed przetargiem: lista kontrolna 2026

2026-10-20 · SzopaLabs

Konsorcjant, podwykonawca, podmiot udostępniający zasoby: które rejestry sprawdzić przed złożeniem oferty, w jakiej kolejności i na jakie sygnały uważać.

Wykonawca dokonuje sprawdzenia kontrahenta przed przetargiem

Przed złożeniem oferty w przetargu sprawdzasz kontrahenta w ośmiu miejscach: KRS lub CEIDG (czy firma istnieje i kto ją reprezentuje), biała lista VAT (status podatnika i rachunek bankowy), Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (kto ją faktycznie kontroluje), Krajowy Rejestr Zadłużonych (upadłość, restrukturyzacja), rejestr pozwoleń na budowę GUNB (czy realnie buduje), e-CRUB (czy jego kierownik budowy ma uprawnienia), biura informacji gospodarczej (długi) i jego zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego. W przetargu to coś więcej niż ostrożność. Jeśli konsorcjant, podwykonawca albo firma, której potencjałem się wykazujesz, nie przejdzie weryfikacji u zamawiającego, kłopot spada na Twoją ofertę. Poniżej masz kolejność, w jakiej warto to robić, i to, czego żaden z tych rejestrów nie pokaże.

TL;DR

Spis treści

Kogo właściwie sprawdzasz przed przetargiem

Poradniki o weryfikacji kontrahenta zwykle zakładają prostą sytuację: Ty i jedna firma, z którą podpisujesz umowę. W zamówieniach publicznych układ jest szerszy, a każda z poniższych ról niesie inne ryzyko.

Partner w konsorcjum. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie odpowiadają solidarnie, a podstawy wykluczenia bada się u każdego z nich. Jeśli partner ma zaległości w ZUS, cała oferta konsorcjum jest zagrożona.

Podmiot udostępniający zasoby. Gdy wykazujesz warunek udziału doświadczeniem albo kadrą innej firmy, zamawiający sprawdza także ją. Firma, która „pożycza” Ci referencje, musi być czysta tak samo jak Ty.

Podwykonawca. Wykonawca może powierzyć część zamówienia podwykonawcy, a zamawiający może żądać wskazania w ofercie, które części chcesz powierzyć i komu. Wtedy nazwa podwykonawcy trafia do dokumentów przetargowych, zanim podpiszesz z nim umowę.

Kluczowy dostawca. Hurtownia stali, dostawca prefabrykatów albo wypożyczalnia sprzętu nie występuje w ofercie, ale jeśli zniknie w trakcie realizacji, kary umowne zapłacisz Ty.

Zamawiający. Jednostki samorządu czy agencje rządowe sprawdza się rzadko, ale coraz więcej postępowań prowadzą spółki komunalne i podmioty prywatne realizujące projekty z dotacją. Tu warto przynajmniej zajrzeć do KRS i wcześniejszych postępowań tego zamawiającego.

Ty sam. Brzmi banalnie, ale najprostsza autoweryfikacja (aktualny odpis, status VAT, zaświadczenia) oszczędza najwięcej nerwów, bo to Ciebie zamawiający wezwie do dokumentów.

Osiem kroków weryfikacji w kolejności, która ma sens

Kolejność nie jest przypadkowa. Zaczynasz od pytań, które mogą zakończyć sprawdzanie w minutę (firma nie istnieje, jest w upadłości), a kończysz na tych, które wymagają więcej czasu albo zgody kontrahenta. Biznes.gov.pl opisuje weryfikację jako proces wielopoziomowy: od rejestrów urzędowych po historię zadłużenia. Poleganie na jednym źródle to najczęstszy błąd.

1. KRS albo CEIDG: czy firma istnieje i kto może ją zobowiązać

Spółki sprawdzasz w KRS, jednoosobowe działalności w CEIDG. Interesują Cię: status (aktywna, zawieszona, wykreślona), data rejestracji, kapitał zakładowy, skład zarządu i sposób reprezentacji. Ten ostatni punkt ma znaczenie przy umowie konsorcjum i oświadczeniach składanych w ofercie: jeśli spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, podpis jednego nie wystarczy. W KRS zobacz też, czy spółka składa sprawozdania finansowe. Brak sprawozdań za ostatnie lata to sygnał, którego nie wolno pominąć. Szczegółowo, krok po kroku, opisujemy to w tekście o sprawdzaniu wykonawcy w CEIDG.

2. Biała lista VAT: status i rachunek bankowy

Wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa KAS jest bezpłatny, aktualizowany raz na dobę w dni robocze i zawiera historię statusów z ostatnich 5 lat. Sprawdzasz, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i czy rachunek, na który masz płacić, figuruje w wykazie. Urząd nie powiadomi Cię, że kontrahent stracił status, więc sprawdzenie robisz przed umową i ponownie przed płatnościami. Gdy potrzebujesz potwierdzenia na piśmie, możesz wystąpić o zaświadczenie o statusie podatnika VAT. Jak łączyć białą listę z KRS, CEIDG i VIES, pokazujemy w poradniku o weryfikacji NIP w rejestrach.

3. CRBR: kto naprawdę stoi za firmą

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest jawny, każdy ma do niego dostęp, a wyszukiwanie jest bezpłatne, z możliwością zapisania wyniku w PDF lub XML. To tutaj zobaczysz, że dwie „niezależne” firmy, które proponują Ci podwykonawstwo, mają tego samego właściciela. Albo że za młodą spółką z nowym zarządem stoi osoba znana z wcześniejszej upadłości.

4. Krajowy Rejestr Zadłużonych: upadłość i restrukturyzacja

Otwarte postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne kontrahenta to wprost podstawa do zastanowienia się nad całą współpracą, a u konsorcjanta także ryzyko dla oferty. W KRZ sprawdzasz nie tylko samą spółkę, ale też osoby z zarządu. Procedurę opisaliśmy w tekście jak sprawdzić upadłość firmy.

5. Rejestr pozwoleń na budowę GUNB: czy firma faktycznie buduje

Wyszukiwarka GUNB obejmuje wnioski i decyzje o pozwoleniu na budowę wprowadzone po 1 stycznia 2016 r. Dla inwestora czy dewelopera to twardy dowód skali działalności: ile ma pozwoleń, gdzie, na jakie obiekty. Zwróć uwagę na decyzje oznaczone jako wyeliminowane z obrotu prawnego. Jeśli Twój kontrahent jest inwestorem prywatnym zlecającym roboty, uchylone pozwolenie oznacza, że plac budowy może stanąć, a Ty razem z nim.

6. e-CRUB: uprawnienia osób, którymi się wykazujesz

W przetargach budowlanych warunek udziału bardzo często dotyczy kierownika budowy z uprawnieniami w określonej specjalności. Publiczna wyszukiwarka e-CRUB prowadzona przez GUNB pozwala sprawdzić uprawnienia osób pełniących samodzielne funkcje techniczne. Jeśli kierownika „dostarcza” Ci partner albo podmiot udostępniający zasoby, sprawdź go po imieniu i nazwisku, zanim wpiszesz go do wykazu osób.

7. Biura informacji gospodarczej: realne długi

KRS i biała lista pokażą, że firma istnieje i płaci VAT. Nie pokażą, że od pół roku nie reguluje faktur. Tę informację dają biura informacji gospodarczej, które zbierają dane o przeterminowanych zobowiązaniach. Raporty są płatne, ale ich koszt jest niewielki w porównaniu z kontraktem budowlanym. W przypadku firm, z którymi idziesz do konsorcjum, rozsądniej jest poprosić partnera o raport na jego temat, niż kupować go samemu.

8. Zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego

To dokumenty, które zamawiający i tak zobaczy. W typowej SWZ zamawiający przed udzieleniem zamówienia wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych, w tym potwierdzających niepodleganie wykluczeniu. Zaległości podatkowe i składkowe należą do najczęstszych przyczyn kłopotów na tym etapie. Poproś partnera o aktualne zaświadczenia na etapie przygotowania oferty, a nie po wyborze, gdy na złożenie dokumentów masz kilka dni.

Co pokaże każdy rejestr, a czego nie

Źródło Co sprawdzisz Koszt Czego nie pokaże
KRS / CEIDG istnienie, status, zarząd, reprezentacja, sprawozdania bezpłatnie długów, jakości pracy
Biała lista VAT status VAT, rachunki bankowe, historia 5 lat bezpłatnie zaległości podatkowych
CRBR beneficjenci rzeczywiści bezpłatnie powiązań przez pełnomocników, rodzinę
KRZ upadłość, restrukturyzacja bezpłatnie problemów sprzed złożenia wniosku
GUNB, RWDZ pozwolenia na budowę od 2016 r. bezpłatnie robót na zgłoszenie, robót jako podwykonawca
GUNB, e-CRUB uprawnienia budowlane osób bezpłatnie doświadczenia na konkretnych budowach
Biura informacji gospodarczej przeterminowane zobowiązania płatnie długów, których nikt nie zgłosił
Zaświadczenia ZUS / US niezaleganie z podatkami i składkami bezpłatnie, na wniosek firmy sytuacji po dacie wydania

Tabela pokazuje rzecz najważniejszą: żaden rejestr sam nie odpowiada na pytanie „czy to bezpieczny partner”. Odpowiedź daje dopiero zestawienie kilku z nich. Szerzej opisujemy ten tok myślenia w przewodniku po analizie kontrahenta w rejestrach.

Dlaczego problem partnera staje się Twoim problemem

W przetargu zamawiający zastrzega prawo wykluczenia wykonawcy na podstawie art. 108 i 109 Prawa zamówień publicznych. Przy konsorcjum bada każdego członka. Przy podmiocie udostępniającym zasoby sprawdza, czy on także nie podlega wykluczeniu. A gdy wskazujesz podwykonawcę, zamawiający może zażądać od wykonawcy oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków dotyczących tego podwykonawcy.

W praktyce to oznacza, że Twoja weryfikacja przed złożeniem oferty jest próbą generalną tego, co zrobi zamawiający. Lepiej, żebyś to Ty pierwszy zobaczył zaległość partnera, kiedy jest jeszcze czas na zmianę konfiguracji oferty. Jeśli wątpliwość dotyczy tego, czy konkretna okoliczność jest podstawą wykluczenia (na przykład zaległość objęta układem ratalnym), skonsultuj to z prawnikiem od zamówień publicznych przed złożeniem oferty, a nie po wezwaniu.

Dlaczego problem partnera staje się Twoim problemem — overview diagram

Podwykonawca w zamówieniu na roboty budowlane

Jeśli startujesz jako generalny wykonawca, umowę z podwykonawcą robót budowlanych musisz przedstawić zamawiającemu. Projekt umowy przedkłada się przed jej zawarciem, a zamawiający może zgłosić zastrzeżenia. To moment, w którym słaby podwykonawca może zostać zakwestionowany, więc weryfikacja po stronie generalnego wykonawcy oszczędza całą rundę korespondencji.

Działa to też w drugą stronę. Jeśli to Ty wchodzisz jako podwykonawca, pamiętaj, że przepisy wzmacniają ochronę podwykonawcy, między innymi w zakresie terminów płatności, a generalny wykonawca nie może dowolnie narzucać jednostronnych zapisów. Sprawdzenie generalnego wykonawcy w rejestrach (szczególnie KRZ i biurach informacji gospodarczej) jest dla podwykonawcy równie ważne jak sprawdzenie podwykonawcy dla generalnego. Pełną listę kontrolną przed umową na roboty znajdziesz w tekście o weryfikacji wykonawcy budowlanego.

Podwykonawca w zamówieniu na roboty budowlane — overview diagram

Sygnały ostrzegawcze, które warto zapisać

Po przejściu przez rejestry zrób krótką listę tego, co Cię zaniepokoiło. Oto sygnały, które w budownictwie powtarzają się najczęściej:

Jeden sygnał to powód do pytania. Trzy razem to powód, by poszukać innego partnera do oferty. Jeśli chcesz uporządkować, które rejestry dają odpowiedź na które pytanie, zajrzyj do naszego tekstu o tym, od czego zacząć due diligence w rejestrach publicznych.

Jak my na to patrzymy

Codziennie składamy raporty z tych samych rejestrów, które opisaliśmy wyżej, i widzimy jeden powtarzalny wzór: firmy budowlane nie przegrywają przetargów dlatego, że nie umieją sprawdzić kontrahenta. Przegrywają, bo robią to za późno albo tylko w jednym miejscu. Ktoś sprawdza partnera w KRS, widzi „aktywna”, i na tym kończy. Tymczasem najciekawsze informacje zwykle leżą na styku rejestrów: beneficjent z CRBR, który pojawia się w zarządzie innej spółki z KRZ, albo inwestor z czterema pozwoleniami w RWDZ, z których dwa są przekreślone.

Dlatego w naszych raportach każda pozycja ma wskazane źródło. Nie chodzi o formalność. Gdy zamawiający albo Twój wspólnik zapyta „skąd to wiesz”, masz odpowiedź w jednym zdaniu. I ważne zastrzeżenie, które powtarzamy klientom: raport z rejestrów to zestawienie faktów, a nie opinia prawna. Mówi, co jest zapisane i gdzie. Decyzję, czy z tym partnerem iść do przetargu, podejmujesz Ty, a w sprawach granicznych warto porozmawiać z prawnikiem.

— Michał

Sprawdzenie kontrahenta po NIP w jednym raporcie

Jeśli nie masz czasu przechodzić przez osiem wyszukiwarek przed każdą ofertą, w SzopaLabs zrobimy to za Ciebie. Wpisujesz NIP i od razu dostajesz bezpłatny wstępny wynik. Pełny raport kosztuje 49 zł za firmę: dane z KRS i białej listy VAT, pozwolenia na budowę, powiązane spółki i sygnały ryzyka, każda pozycja ze źródłem. Bez abonamentu i bez rozmowy z handlowcem, a firma jest zwolniona z VAT, więc 49 zł to kwota końcowa. Jak wygląda zestawienie powiązanych spółek i pozwoleń, zobaczysz na przykładzie grupy Euro Styl: 7 spółek i 29 pozwoleń. Przygotowujemy też raport z przetargu (149 zł, zgłoszenia przyjmujemy już teraz): terminy, warunki udziału, kryteria oceny, wymagane dokumenty i dane zamawiającego z jednego postępowania. Zacznij na szopalabs.com.

Najczęstsze pytania

Jak sprawdzić kontrahenta w BIK?

BIK gromadzi przede wszystkim dane o kredytach z banków, a dostęp do raportu o innej firmie zwykle wymaga jej zgody. W praktyce najprościej poprosić partnera z konsorcjum, by sam pobrał raport o sobie i Ci go przekazał. Odmowa też jest informacją.

Gdzie sprawdzić kondycję finansową firmy?

Zacznij od sprawozdań finansowych złożonych w KRS: przychody, zysk, zobowiązania krótkoterminowe. Potem sprawdź KRZ pod kątem upadłości i restrukturyzacji oraz biura informacji gospodarczej pod kątem przeterminowanych długów. Jednoosobowe działalności nie publikują sprawozdań, więc tu zostają długi i zaświadczenia.

Czy zamawiający sam sprawdza moich podwykonawców?

Na etapie składania ofert weryfikacja podwykonawców nie zawsze jest obowiązkowa, ale zamawiający może zażądać oświadczeń o niepodleganiu wykluczeniu dotyczących podwykonawcy. Przy robotach budowlanych projekt umowy o podwykonawstwo trafia do zamawiającego przed zawarciem, więc kontrola i tak nastąpi. Lepiej, żebyś to Ty zobaczył problem pierwszy.

Jak często powtarzać weryfikację?

Pełną weryfikację rób przed złożeniem oferty i ponownie przed podpisaniem umowy, bo między tymi datami mijają często tygodnie. Białą listę VAT sprawdzaj przed każdą płatnością, bo status może się zmienić z dnia na dzień. Zapisuj wynik każdego sprawdzenia z datą.

Źródła

Rekomendacje

← Wszystkie wpisy