Kary umowne w zamówieniach publicznych: co mówi Pzp i jak się bronić

2026-10-23 · SzopaLabs

Kary umowne w zamówieniach publicznych: limit z art. 436 Pzp, zakazane klauzule z art. 433, typowe stawki, wyliczenie ryzyka przed ofertą i miarkowanie kary.

Wykonawca analizuje projekt umowy dotyczącej prac budowlanych

Kary umowne w zamówieniach publicznych są obowiązkowym elementem gry, ale nie dowolnym. Prawo zamówień publicznych nie wyznacza ich górnej granicy, za to wymaga, żeby każda umowa podawała łączny limit kar. Zakazuje też kilku rodzajów zapisów, które zamawiający lubili wpisywać przed 2021 rokiem. Dla małej firmy budowlanej oznacza to jedno: wysokość kar da się policzyć, zanim złożysz ofertę. Część zapisów da się też zakwestionować, zanim umowa zostanie podpisana. Poniżej wyjaśniamy, gdzie są granice, jak wyglądają typowe stawki w umowach na roboty i co możesz zrobić na każdym etapie postępowania.

Krótko mówiąc

Spis treści

Skąd w umowie biorą się kary i dlaczego jest ich tak dużo

Kara umowna to instytucja Kodeksu cywilnego. Strony z góry umawiają się, ile dłużnik zapłaci za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego. Wierzyciel nie musi przy tym udowadniać wysokości szkody. W umowach z zamawiającymi publicznymi kary są niemal zawsze, bo zamawiający traktuje je jako narzędzie dyscyplinowania wykonawcy i ochrony interesu publicznego, a nie tylko jako zryczałtowane odszkodowanie.

Nowa ustawa Pzp z 2019 roku nie wprowadziła maksymalnej stawki. Urząd Zamówień Publicznych wyjaśnia, że łączna maksymalna wysokość kar jest obligatoryjnym elementem każdej umowy o wykonanie zamówienia. Wysokość tego limitu ustala zamawiający jako gospodarz postępowania, osobno dla każdego zamówienia. W praktyce spotkasz limity rzędu kilkunastu, dwudziestu, a czasem kilkudziesięciu procent wynagrodzenia.

Dla wykonawcy ten limit jest najważniejszą liczbą w umowie, ważniejszą od stawki dziennej. Mówi, ile maksymalnie możesz stracić na karach, i pozwala wycenić to ryzyko w ofercie. Jeśli w projektowanych postanowieniach umowy limitu brakuje albo jest sformułowany niejasno (na przykład bez wskazania, od jakiej kwoty się go liczy), to sygnał, żeby zadać pytanie do SWZ.

Czego zamawiający nie może wpisać do umowy

Art. 433 Pzp zawiera zamknięty katalog klauzul niedozwolonych. Trzy z czterech dotyczą wprost kar i odpowiedzialności wykonawcy.

Zakaz z art. 433 Pzp Jak to wygląda w praktyce
Odpowiedzialność wykonawcy za opóźnienie, chyba że uzasadniają ją okoliczności lub zakres zamówienia Kara powinna być co do zasady za zwłokę, czyli zawinione przekroczenie terminu. Zapis „za każdy dzień opóźnienia” wymaga uzasadnienia.
Kary za zachowanie wykonawcy niezwiązane bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem umowy lub jej prawidłowym wykonaniem Kara musi mieć związek z tym, co realizujesz w ramach zamówienia.
Odpowiedzialność wykonawcy za okoliczności, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi zamawiający Nie możesz płacić za przestój spowodowany na przykład brakiem dokumentacji czy nieprzekazaniem placu budowy.
Ograniczenie zakresu zamówienia bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia Nie dotyczy kar bezpośrednio, ale wpływa na rachunek opłacalności umowy.

Różnica między opóźnieniem a zwłoką ma realne znaczenie. Opóźnienie to każde przekroczenie terminu, także z przyczyn, na które nie masz wpływu. Zwłoka to przekroczenie, za które odpowiadasz. Kara „za opóźnienie” przerzuca na ciebie ryzyko zdarzeń niezawinionych, a takiego zapisu Pzp co do zasady zakazuje.

Te zakazy dotyczą projektowanych postanowień umowy. Komentarz UZP do art. 433 wskazuje, że wykonawcy mający zastrzeżenia do takich postanowień mogą je kwestionować w drodze odwołania. Termin na odwołanie jest krótki i liczy się od publikacji ogłoszenia lub dokumentów zamówienia. Jeśli rozważasz ten krok, zgłoś się do radcy prawnego lub adwokata od zamówień publicznych od razu po lekturze SWZ, a nie tydzień przed terminem składania ofert.

Typowe stawki kar w umowach na roboty budowlane

Konkretne zapisy najlepiej widać w orzeczeniach, bo sądy i KIO cytują w nich umowy. Poniższe przykłady pochodzą z rzeczywistych spraw. Nie są normą ani zaleceniem, pokazują raczej, z jakimi rzędami wielkości możesz się spotkać.

Tytuł kary Przykładowa stawka Źródło
Zwłoka w końcowym terminie wykonania robót 0,3% wynagrodzenia brutto za całość zamówienia za każdy dzień wyrok SN, II CSK 386/18
Zwłoka w wykonaniu przedmiotu umowy 1% wynagrodzenia umownego za każdy dzień wyrok SN, IV CSK 74/19
Odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy 10% wynagrodzenia wyrok KIO
Brak zapłaty lub nieterminowa zapłata wynagrodzenia podwykonawcom ustalana w umowie, dopuszczalna mimo pieniężnego charakteru świadczenia uchwała SN, III CZP 67/19

Zwróć uwagę na dwie rzeczy. Po pierwsze, podstawę naliczenia. Stawka 0,3% od wynagrodzenia brutto za całość zamówienia to coś innego niż 0,3% od wartości niewykonanej części robót. Przy umowie podzielonej na etapy różnica potrafi być kilkukrotna. Po drugie, kara za niepłacenie podwykonawcom. Kodeks cywilny pozwala zastrzec karę tylko za świadczenia niepieniężne, ale Sąd Najwyższy uznał, że w zamówieniach na roboty budowlane przepisy Pzp stanowią tu wyjątek. Ta kara jest więc ważna i trzeba ją brać pod uwagę, zwłaszcza gdy sam zatrudniasz podwykonawców.

Policz najgorszy scenariusz przed złożeniem oferty

Zasada jest prosta: koszt ryzyka kar musi być w cenie, a nie w nadziei, że zamawiający ich nie naliczy. Oto przykład na liczbach.

Umowa na przebudowę drogi gminnej, wynagrodzenie 800 000 zł brutto. Projektowane postanowienia przewidują:

Co z tego wynika:

  1. Jeden dzień zwłoki kosztuje 2400 zł.
  2. Dwa tygodnie zwłoki, czyli tyle, ile potrafi zabrać opóźniona dostawa materiału, to 33 600 zł. Przy marży 8% (64 000 zł) tracisz ponad połowę zysku.
  3. Limit 160 000 zł wyczerpuje się po około 67 dniach zwłoki.
  4. Jeśli zamawiający odstąpi od umowy z powodu tej samej zwłoki, kara za odstąpienie dokłada 80 000 zł, ale łącznie wciąż nie może przekroczyć limitu.

Ten ostatni punkt pokazuje, po co jest limit. Bez niego kara za zwłokę i kara za odstąpienie z tej samej przyczyny mogłyby się sumować bez końca. Zamawiający dość często konstruują takie podwójne karanie. W sprawie rozpatrywanej przez KIO Izba oceniała właśnie zestaw kar, w którym obok kar za zwłokę pojawiała się kara 10% za odstąpienie. Pytanie, czy kary się nakładają, warto zadać na etapie wyjaśnień SWZ. Po podpisaniu umowy zmiana tych zapisów jest w praktyce bardzo trudna.

Przed wyceną przeczytaj też warunki udziału i kryteria oceny, bo krótki termin realizacji punktowany w kryteriach to prosty sposób, żeby samemu podnieść sobie ryzyko kar. O tym, jak zamawiający formułują warunki, piszemy w tekście warunki udziału w postępowaniu.

Policz najgorszy scenariusz przed złożeniem oferty — overview diagram

Gdzie szukać pułapek w projektowanych postanowieniach umowy

Kary rzadko siedzą w jednym paragrafie. Przechodząc przez umowę, sprawdź kolejno:

Przy długich umowach pomaga wyciągnięcie wszystkich kar, terminów i limitów do jednej tabeli. Jak to zrobić szybko, opisujemy w tekście o analizie umów z pomocą AI. Narzędzie przyspiesza lekturę, ale ocenę, czy zapis jest dozwolony, zostaw prawnikowi.

Co możesz zrobić przed podpisaniem umowy

Na etapie postępowania masz najwięcej możliwości i najmniej czasu. Kolejność działań wygląda tak:

  1. Przeczytaj projektowane postanowienia umowy od razu po publikacji SWZ. Nie dopiero po wycenie robót.
  2. Wypisz każdą karę z tytułem, stawką, podstawą i limitem. Policz najgorszy scenariusz jak w przykładzie wyżej.
  3. Zadaj pytania do SWZ. Zapytaj o zamianę opóźnienia na zwłokę, o liczenie kar od części niewykonanej, o obniżenie stawek lub limitu, o rozłączność kary za zwłokę i kary za odstąpienie. Zamawiający nie musi się zgodzić, ale często łagodzi zapisy, gdy pytają różni wykonawcy.
  4. Rozważ odwołanie do KIO. Ma sens, gdy zapis narusza art. 433 Pzp albo jest rażąco nieproporcjonalny. Decyzję podejmij z prawnikiem od zamówień publicznych, bo liczy się termin i wpis od odwołania.
  5. Wyceń ryzyko w ofercie. Jeśli zapisy zostają, ich koszt musi znaleźć się w cenie albo w harmonogramie z zapasem.
  6. Sprawdź zamawiającego i podwykonawców. Kary za niepłacenie podwykonawcom i ryzyko przestojów zależą od tego, z kim pracujesz. Pomoże ci w tym lista kontrolna przed przetargiem.

Gdy zamawiający nalicza karę

Nota obciążeniowa albo potrącenie z faktury to nie koniec sprawy. Najpierw sprawdź, czy kara w ogóle się należy: czy przekroczenie terminu było zawinione, czy zamawiający nie przyczynił się do niego (brak decyzji, zmiany w dokumentacji, niedostępny teren) i czy dokumentowałeś te okoliczności w dzienniku budowy i korespondencji. Bez tej dokumentacji trudno później cokolwiek wykazać.

Trzy kontrole przy kwestionowaniu naliczonej kary

Druga linia obrony to miarkowanie. Art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego pozwala sądowi obniżyć karę, gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana. Miarkowanie następuje na wniosek dłużnika. Pamiętaj też, że dobrowolna zapłata kary bez zastrzeżeń może utrudnić późniejszy spór. Zanim zapłacisz lub zgodzisz się na potrącenie, pokaż notę radcy prawnemu prowadzącemu spory budowlane.

Trzecia sprawa to wpływ kary na kolejne przetargi. Art. 109 ust. 1 pkt 7 Pzp przewiduje wykluczenie wykonawcy, który w istotnym stopniu nie wykonał lub nienależycie wykonał wcześniejszą umowę, co doprowadziło m.in. do zasądzenia odszkodowania. Zgodnie z materiałem UZP o przesłankach wykluczenia sama naliczona kara nie przesądza o wykluczeniu. Naruszenie musi dotyczyć istotnego zobowiązania i być znaczące co do stopnia lub zakresu, a kara musi mieć charakter odszkodowawczy. Kara za brak dokumentu na placu budowy nie powinna więc zamykać ci drogi do kolejnych zamówień. W formularzu JEDZ i tak opisz sytuację rzetelnie.

Jak na to patrzymy

Codziennie czytamy dokumenty postępowań, które publikują zamawiający, i widzimy ten sam wzór: małe firmy budowlane wyceniają roboty bardzo dokładnie, a kary umowne czytają na końcu, w pośpiechu, często dzień przed terminem. Tymczasem zapisy o karach decydują o tym, czy kontrakt w ogóle się opłaca, bardziej niż różnica kilku złotych na metrze kwadratowym nawierzchni.

Nasze raporty są zestawieniem faktów z rejestrów i dokumentów postępowania, a nie poradą prawną. Uważamy jednak, że pierwszy krok nie wymaga prawnika: wystarczy wypisać terminy, stawki, limit i podstawę naliczenia, policzyć najgorszy scenariusz i dopiero z tą kartką w ręku decydować, czy pytać zamawiającego, czy odwoływać się do KIO, czy po prostu podnieść cenę. Wykonawca, który zna swoją maksymalną ekspozycję, negocjuje spokojniej i rzadziej podpisuje umowę, która zjada mu marżę.

— Michał

Wszystkie dane przetargu w jednym miejscu

Przygotowujemy raport z przetargu: terminy, warunki udziału, kryteria oceny, wymagane dokumenty i dane zamawiającego z jednego postępowania, każda pozycja ze wskazaniem źródła w Biuletynie Zamówień Publicznych. Raport kosztuje 149 zł jednorazowo, bez abonamentu. Jesteśmy zwolnieni z VAT, więc to kwota końcowa. Usługa jest w przygotowaniu i już przyjmujemy zgłoszenia. Zobacz przykładowy raport z przetargu albo przejdź do naszych raportów. Jeśli chcesz sprawdzić zamawiającego lub podwykonawcę, pełny raport o kontrahencie po NIP kosztuje 49 zł, a wstępny wynik jest bezpłatny.

Najczęstsze pytania

Czy w zamówieniach publicznych jest ustawowy limit kar umownych?

Nie ma ustawowej górnej granicy. Pzp wymaga natomiast, żeby każda umowa określała łączną maksymalną wysokość kar, których mogą dochodzić strony. Wysokość tego limitu ustala zamawiający dla konkretnego zamówienia, a wykonawca może ją kwestionować pytaniem do SWZ lub odwołaniem, jeśli jest nieproporcjonalna.

Jakie kary za niedotrzymanie terminu są dopuszczalne?

Co do zasady kara za zwłokę, czyli za przekroczenie terminu z przyczyn, za które odpowiada wykonawca. Kara za samo opóźnienie jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy uzasadniają ją okoliczności lub zakres zamówienia. W umowach na roboty spotyka się stawki od ułamka procenta do 1% wynagrodzenia za każdy dzień, zawsze w granicach limitu łącznego.

Czy naliczona kara umowna wyklucza mnie z kolejnych przetargów?

Nie automatycznie. Wykluczenie z art. 109 ust. 1 pkt 7 Pzp wymaga istotnego niewykonania lub nienależytego wykonania wcześniejszej umowy, a kara musi mieć charakter odszkodowawczy. Przesłanka jest fakultatywna, więc zamawiający musi ją przewidzieć w ogłoszeniu.

Czy mogę żądać obniżenia kary umownej?

Tak, na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego, gdy umowa została wykonana w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana. O miarkowaniu decyduje sąd na wniosek wykonawcy. Wcześniej warto spróbować ugody z zamawiającym, mając udokumentowane przyczyny przekroczenia terminu.

Kiedy przedawnia się roszczenie o karę umowną z umowy o roboty budowlane?

Termin zależy od tego, jak zakwalifikuje się roszczenie, a w przypadku umów o roboty budowlane orzecznictwo nie zawsze było w tej sprawie jednolite. Jeśli dostajesz notę za kontrakt zakończony kilka lat temu, nie płać jej od razu. Pokaż ją radcy prawnemu, który sprawdzi, czy roszczenie nie jest już przedawnione.

Źródła

Rekomendacje

← Wszystkie wpisy